Què ofereix Google Drive. Avantatges i limitacions
Per començar, tens un compte Google?
Entreu a la pàgina d’accés: drive.google.com. Google us demana, com és natural, que creeu un compte (si no el teniu ja), el qual us donarà accés a totes els serveis de Google (Drive i Gmail entre d’altres) (figura 1). Un cop ja heu fet tot el procés, ja heu iniciat la sessió. Si no us porta directament a la interfície dels Documents, podeu accedir-hi des del menú superior.
Comproveu també que el vostre navegador té habilitades les galetes (cookies) i el motor JavaScript: més informació.
Fem un cop d’ull a la interfície de Google Drive i creem el primer document
Un cop hagueu entrat a la pàgina principal, per crear un nou document desplegueu les opcions de Crea, al menú superior, i seleccioneu el tipus d’arxiu que vulgueu crear. Com podreu comprovar, s’ofereixen diversos tipus de documents: formulari, document de text, presentació, full de càlcul, a més a més de poder crear noves carpetes que ens permetin organitzar-los. Cada tipus de document té el seu editor que es desplega a la zona central, mantenint-se permanentment el menú de la columna esquerra, on trobareu algunes funcions bàsiques i l’àrea de carpetes que organitzareu com millor us convingui.
Què podem fer amb cada tipus de document
En aquesta pàgina de l'ajuda de Google Drive podreu trobar una explicació sencilla del que podeu fer amb cada tipus de document: Informació bàsica de Documents de Google
Les funcionalitats més important de la Suite de Google
- Convidar altres usuaris (mitjançant un missatge formalitzat a la seva adreça de correu electrònic) perquè puguin editar (amb privilegis de col·laborador) o visitar (amb privilegis de lector) documents concrets. Podeu mantenir la resta de documents sense compartir o ocults.
- Editar documents en línia, de manera simultània o asíncrona, amb les persones que convideu en qualitat de col·laborador (coeditor).
- Mantenir, durant l’edició simultània, una conversa xat específica (opció Conversa de les pestanyes del menú superior) amb els col·laboradors o lectors.
- Tenir sempre disponible l'historial de revisions dels vostres documents, amb la possibilitat de tornar a qualsevol versió. A l’historial també queda enregistrat el nom dels coautors i de cada intervenció.
- Vincular els documents en línia perquè siguin publicats en el vostre blog o pàgina web.
Com podem convidar altres persones a compartir documents
Tal com ja hem comentat anteriorment, és possible convidar altres usuaris perquè puguin accedir a tots o a alguns dels vostres documents. Podeu fer-ho des de la llista de documents o des de l’editor del document amb el qual estigueu treballant.
- Convidar des de la llista de documents: marqueu els documents que vulgueu compartir i feu clic a Compartir.
- Convidar des de l’editor del document: cliqueu a la pestanya Comparteix i seleccioneu Comparteix amb altre usuaris.
A continuació podreu escriure les adreces de correu electrònic de les persones que voleu convidar, indicant si voleu que ho facin com a Col·laboradors (podran editar els documents i convidar altres usuaris, si els doneu aquest privilegi) o com a Lectors (només podran llegir els documents). Els vostres convidats rebran un missatge al correu electrònic amb un enllaç que els portarà a la pàgina d’accés de Google Drive. Per iniciar la sessió necessitaran, si no el tenen ja, un compte Google.
Quins són els avantatges?
En primer lloc, els paquets ofimàtics en línia, com Google Drive, no han vingut a substituir editors avançats i més complexos com Microsoft Office o OpenOffice. Aquestes eines segueixen essent imprescindibles per a qualsevol treball que requereixi funcions d’edició o maquetació avançada, automatització de tasques mitjançant l’execució de macros, etc.
El que ofereix Google Drive és una alternativa molt intuïtiva i fàcil d'usar per a qui cerqui un editor dinàmic amb potents prestacions per a treballar documents en equip, en què es poden editar i comentar els canvis de forma instantània i en temps real.
Com que és una aplicació en línia no cal instal·lar res (només cal tenir un navegador amb els seus components) i les actualitzacions s’apliquen immediatament la propera vegada que accediu al compte.
Els documents també es guarden en línia, per la qual cosa no necessiteu fer cap còpia de seguretat al disc dur del vostre ordinador. Una còpia de seguretat instantània es fa amb cada canvi realitzat; per tant, no heu de tenir por de fer canvis (o a que altres en facin), ja que sempre podreu obrir les diferents versions d'un mateix document. I sempre és possible veure qui és l’autor o autora de cada modificació, fins i tot, fer el seguiment del document o dels documents mitjançant una subscripció RSS, que podeu vincular al vostre blog o pàgina web.
Recentment, Google ha incorporat la possibilitat de treballar amb una aplicació d'escriptori que permet tenir sempre disponibles els fitxers emmagatzemats a Drive des de qualsevol lloc (ordinador personal, tauleta, mòbil) i a qualsevol hora.
I quines les limitacions?
Ofereix prestacions limitades. Tot el sistema tot just comença a fer els primers passos i les eines d’edició encara tenen unes funcions bàsiques, però Google no deixa d’incorporar actualitzacions freqüents i funcions cada cop més avançades.
Com que és un servei en línia, una de les limitacions que presenta és la mida permesa per a guardar els documents en línia:
- Documents de text: fins a 500 kB
- Presentacions: fins a 10 MB des del vostre equip, 2 MB des de la web, 500 kB per correu electrònic
- Fulls de càlcul: fins a 1 MB
- Fitxers PDF: fins a 10 MB a l'ordinador, 2 MB a Internet
Les aplicacions de l’editor de text i el full de càlcul són independents i, per tant, no podem inserir un full de càlcul o una gràfica en un document de text. Hi ha el recurs de crear una imatge de les gràfiques, guardar-les al nostre disc i inserir-les posteriorment al document de text.
L’aplicació de full de càlcul no permet inserir notes a les caselles, una funció important que sí que és possible fer a Microsoft Excel o Base Open Office.
L’aplicació de presentacions és molt bàsica i no permet aplicar animacions o crear noves plantilles.
Google Drive no és compatible amb tots els navegadors: Navegadors compatibles
Per acabar, unes reflexions...
La simplicitat dels editors facilita que aquest treball en equip es desenvolupi sense complicacions. Si es vol aplicar una edició més avançada, Google Drive facilita l’exportació dels documents a formats que puguin ser treballats des d’editors més avançats, com Microsoft Office o Open Office.
No heu d’oblidar que la principal funcionalitat que ofereix Google Drive és la possibilitat de realitzar un treball col·laboratiu de manera simultània amb una eina potent i fàcil d’usar. Usar una eina com Google Drive només té sentit si hi ha un treball col·laboratiu i la interacció entre els usuaris és fluida i constructiva, respectant les normes de convivència i actitud digital.
Finalment, penseu que ja sou usuaris del Web 2.0, és a dir, un lloc del ciberespai en què les aplicacions passen a ser eines al servei de la comunitat d’usuari. I per a ser ciutadans o ciutadanes d’aquest nou espai social heu d’estar en disposició de crear, compartir i recrear coneixement i tenir la ment i els ulls molt, molt oberts. Com podreu llegir en molts blogs, es diu que el Web 2.0 no és una tecnologia, és una actitud.
| Torna a l'índex |
